Từ ngày 1/6, theo quy định của Nghị định 70 năm 2025, Hộ kinh doanh nộp thuế khoán có doanh thu năm 2025 từ 1 tỷ đồng trở lên sẽ bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền. Đây không còn là câu chuyện lựa chọn nữa – mà là bắt buộc.

Ông Nguyễn Hồ Ngọc, Giám đốc ATC Academy và Giám đốc Công ty TNHH Đào tạo và Tư vấn Á Châu cho biết, dưới đây là 10 việc cần làm của hộ kinh doanh trước mốc 1/6, để không bị động khi cơ quan thuế yêu cầu chuyển đổi.

1. Xem lại mức doanh thu khoán đã được cơ quan thuế ấn định từ đầu năm 2025

Ngay đầu năm, cơ quan thuế đã gửi Thông báo doanh thu khoán 2025 cho từng hộ. Nếu mức doanh thu này từ 1 tỷ đồng trở lên, thì từ 1/6 hộ kinh doanh bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã, phát hành từ máy tính tiền. Việc xác định này không dựa vào doanh thu thực tế hay theo dõi từ tháng 1/2025 đến tháng 5/2025, mà dựa vào số khoán đã được xác lập ngay từ đầu năm. Người nộp thuế nên tra cứu lại thông báo để biết mình có thuộc diện phải áp dụng hay không, từ đó có sự chuẩn bị phù hợp.

2. Kiểm kê lại toàn bộ hàng hóa, tài sản, công nợ để “vào sổ” chuẩn chỉnh

Sử dụng hóa đơn điện tử là bước đầu để tiến tới minh bạch, nên các hộ cần nắm rõ hiện trạng mình đang có gì, đang thiếu gì, đang nợ ai và ai còn nợ mình. Kiểm kê tồn kho, máy móc thiết bị, công nợ và giá trị hàng hóa sẽ là nền tảng giúp kiểm soát dòng tiền, thiết lập sổ sách rõ ràng ngay từ đầu.

3. Lựa chọn máy tính tiền phù hợp và làm quen thao tác trước khi bắt buộc

Máy tính tiền tích hợp hóa đơn không còn là thiết bị “tùy chọn” nữa. Người nộp thuế nên tham khảo danh sách máy tính tiền được Cục Thuế công bố, chọn loại phù hợp với mô hình kinh doanh (cửa hàng, tạp hóa, quán ăn, hiệu thuốc…), cài đặt và chạy thử trước ít nhất 2 tuần. Điều này giúp làm quen quy trình in hóa đơn, gửi dữ liệu về cơ quan thuế và xử lý các tình huống thực tế.

4. Kiểm tra lại các nhà cung cấp và yêu cầu xuất hóa đơn cho đầu vào

Từ khi sử dụng hóa đơn điện tử, việc ghi nhận chi phí không còn tùy tiện. Nếu hàng hóa, nguyên vật liệu đầu vào không có hóa đơn hợp lệ, người nộp thuế sẽ không đưa vào chi phí khi tính thuế nữa. Vì vậy, cần làm việc lại với các nhà cung cấp chính, yêu cầu họ xuất hóa đơn cho các đơn hàng, hoặc cân nhắc thay đổi đối tác nếu không đảm bảo minh bạch.

5. Cân nhắc chuyển đổi từ Hộ kinh doanh lên Công ty TNHH nếu quy mô đã lớn

Nếu Hộ có doanh thu lớn, thuê nhiều lao động, ký hợp đồng thường xuyên hoặc có định hướng mở rộng thì việc duy trì mô hình Hộ sẽ trở nên “vướng víu”. Lúc này, chuyển sang Công ty TNHH một thành viên sẽ giúp hoạt động hợp pháp hơn, dễ tiếp cận vốn, có tư cách pháp nhân, hạch toán rõ ràng và có thể đưa lương chủ doanh nghiệp vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.

6. Bắt đầu học hoặc thuê người hỗ trợ ghi chép, theo dõi doanh thu – chi phí

Khi phát hành hóa đơn điện tử, mọi giao dịch được ghi nhận tự động, nhưng chi phí – công nợ – lãi lỗ thì vẫn cần người theo dõi, ghi chép. Hộ kinh doanh nên cân nhắc học những kiến thức kế toán cơ bản, hoặc thuê dịch vụ kế toán định kỳ để đảm bảo kiểm soát hoạt động, tránh sai sót và luôn nắm được tình hình kinh doanh của mình.

7. Rà soát người lao động và chuẩn bị hồ sơ đóng BHXH bắt buộc theo Luật BHXH

Từ ngày 01/01/2026, theo Luật BHXH mới, hộ kinh doanh sử dụng lao động thường xuyên phải đóng BHXH bắt buộc cho người lao động. Do đó, hộ kinh doanh nên bắt đầu lập danh sách nhân sự, xác định rõ thời gian làm việc, hợp đồng, lương và các thông tin cá nhân, để kịp thời hoàn thiện thủ tục BHXH khi luật có hiệu lực.

8. Rèn thói quen xuất hóa đơn cho mọi giao dịch, không phân biệt khách lấy hay không

Đây là điểm thay đổi quan trọng. Hộ kinh doanh trong mỗi lần bán hàng phải xuất hóa đơn, dù khách có cần hay không. Vì dữ liệu hóa đơn được truyền trực tiếp về cơ quan thuế, nên không thể “bán không ghi”. Việc xuất hóa đơn đầy đủ không chỉ đúng luật, mà còn giúp người nộp thuế tạo uy tín và dễ đối chiếu sổ sách, nhất là khi có kiểm tra từ ngành Thuế.

9. Ghi chép đầy đủ chi phí, công nợ kể cả những khoản nhỏ lẻ bằng tiền mặt

Chi phí phát sinh bằng tiền mặt như mua vật dụng, trả lương, chi phí vận chuyển… nếu không ghi lại, sẽ rất dễ thất thoát hoặc không được công nhận khi quyết toán thuế. Hộ kinh doanh nên có một cuốn sổ tay (hoặc phần mềm đơn giản) để ghi rõ từng khoản chi, đối tượng, lý do và số tiền cụ thể, làm cơ sở cho việc tổng hợp lãi lỗ chính xác.

10. Hãy học tập bởi không ai tự mình theo kịp hết những thay đổi về thuế, hóa đơn điện tử, BHXH...

Ông Nguyễn Hồ Ngọc cho rằng, người nộp thuế hãy chủ động học tập, tham gia các cộng đồng của ngành Thuế, các lớp tập huấn chuyên đề hoặc cộng đồng Hộ kinh doanh cùng ngành để được hướng dẫn, hỗ trợ và chia sẻ kinh nghiệm từ thực tế. Việc học hỏi chủ động sẽ giúp hộ kinh doanh tự tin, giảm rủi ro và vững vàng hơn trong kinh doanh.

“Thay vì lo lắng hay chờ tới khi bị nhắc nhở, hãy chủ động chuẩn bị, kiểm soát kỹ hơn, học tập thêm kiến thức để làm chủ sự thay đổi này”, ông Nguyễn Hồ Ngọc đưa lời khuyên.