Chia nhỏ hóa đơn dưới 5 triệu để "né" chuyển khoản: Có hợp lệ?

Theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật Thuế GTGT, từ 1/7/2025, cơ sở kinh doanh khi mua hàng hóa, dịch vụ có hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên (đã bao gồm VAT) bắt buộc phải thanh toán qua ngân hàng để được khấu trừ thuế. Trước đây, ngưỡng này là 20 triệu đồng.

Việc hạ ngưỡng từ 20 triệu xuống 5 triệu khiến không ít doanh nghiệp bối rối trong quá trình triển khai. Trên nhiều diễn đàn kế toán, câu hỏi phổ biến được đặt ra là: Nếu chia nhỏ hóa đơn ra dưới 5 triệu, thanh toán nhiều lần trong ngày, thì có được tính là hợp lệ?

Giải đáp thắc mắc này, ông Lê Văn Tuấn – Giám đốc Công ty TNHH Kế toán Thuế Keytas – cho biết: “Việc cố tình chia nhỏ giá trị giao dịch để lập nhiều hóa đơn dưới 5 triệu và thanh toán bằng tiền mặt là sai quy định. Tổng giá trị giao dịch phát sinh tại thời điểm giao hàng là căn cứ xác định nghĩa vụ thuế, không phải từng hóa đơn lẻ”.

Điều này đồng nghĩa, dù doanh nghiệp chia làm 3 hóa đơn mỗi hóa đơn 4 triệu đồng trong cùng một lần giao dịch, nhưng tổng trị giá hàng hóa là 12 triệu đồng thì vẫn phải thanh toán qua chuyển khoản toàn bộ để được khấu trừ thuế.

Nếu bên bán xuất hóa đơn không đúng thời điểm giao hàng thực tế sẽ bị xử phạt từ 4 – 8 triệu đồng theo quy định hiện hành. Trong khi đó, bên mua sẽ không được khấu trừ thuế GTGT và không được tính vào chi phí hợp lệ để giảm trừ thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Như vậy, hành vi chia nhỏ hóa đơn không giúp doanh nghiệp “lách” được nghĩa vụ thuế, ngược lại còn tiềm ẩn nhiều rủi ro về pháp lý và tài chính.

Cơ quan thuế cũng lưu ý thêm, trường hợp doanh nghiệp thanh toán hóa đơn trị giá trên 5 triệu đồng bằng hình thức kết hợp tiền mặt và chuyển khoản, thì chỉ phần đã chuyển khoản mới được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí hợp lệ. Phần tiền mặt sẽ không được chấp nhận.

Thanh toán bằng tài khoản cá nhân có được khấu trừ thuế không?

Một tình huống thực tế khác khiến doanh nghiệp đau đầu là: Khi nhân viên đi tiếp khách, hoặc chi phí phát sinh đột xuất ngoài giờ hành chính, hóa đơn có giá trị từ 5 triệu đồng, liệu có thể thanh toán bằng tài khoản cá nhân rồi được công ty hoàn lại để vẫn đủ điều kiện khấu trừ thuế?

Câu trả lời là có, nếu doanh nghiệp thực hiện đúng quy trình và có quy định rõ ràng.

Tại chương trình “1001 câu hỏi về Thuế từ 1/7” do VTV tổ chức, bà Nguyễn Thị Cúc – Chủ tịch Hội Tư vấn Thuế Việt Nam – cho biết, Nghị định 181 đã bổ sung quy định mới, cho phép người lao động được ủy quyền thanh toán thay doanh nghiệp bằng tài khoản cá nhân.

“Chỉ cần doanh nghiệp có quy chế tài chính hoặc hợp đồng lao động quy định rõ việc ủy quyền cho nhân viên được thanh toán bằng tài khoản cá nhân, và sau đó hoàn ứng qua chuyển khoản, thì khoản chi này vẫn được coi là thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ,” bà Cúc khẳng định.

Theo đó, các chi phí như tiếp khách, hội nghị, mua nguyên vật liệu gấp… nếu được nhân viên tạm ứng bằng tài khoản cá nhân rồi doanh nghiệp hoàn trả sau bằng chuyển khoản vẫn được chấp nhận để khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN.

Tuy nhiên, để đảm bảo minh bạch, doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ hồ sơ liên quan: hóa đơn, chứng từ thanh toán qua tài khoản cá nhân, quyết định ủy quyền hoặc nội dung trong hợp đồng lao động, giấy đề nghị thanh toán và chứng từ hoàn ứng.

Đây được xem là điểm mở trong chính sách thuế mới, giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong các giao dịch thực tế mà vẫn đảm bảo đúng quy định pháp luật.

Cẩn trọng để không mất quyền khấu trừ

Cả hai tình huống nêu trên đều cho thấy: Việc thay đổi ngưỡng giao dịch từ 20 triệu xuống 5 triệu đồng không chỉ là con số đơn thuần, mà còn đòi hỏi doanh nghiệp phải rà soát kỹ quy trình thanh toán, tập huấn lại cho bộ phận kế toán và nhân viên liên quan.

Ông Mai Sơn, Phó Cục trưởng Cục Thuế cho biết, việc điều chỉnh giảm ngưỡng từ 20 triệu đồng xuống 5 triệu đồng nhằm minh bạch hóa các giao dịch có trị giá lớn. Trước đây, giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên mới cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt , cơ quan chức năng đã phát hiện một số trường hợp chia nhỏ giao dịch lớn thành nhiều khoản dưới mức quy định để được khấu trừ thuế.

Theo lãnh đạo Cục Thuế, thay đổi này không làm khác đi bản chất của quy định mà chỉ giảm mức giới hạn. "Mỗi giao dịch phát sinh từ 5 triệu đồng trở lên thì người thực hiện giao dịch phải chuyển khoản. Đây là điểm mấu chốt của sự thay đổi này", ông Sơn nhấn mạnh.

Trong bối cảnh cơ quan thuế đẩy mạnh ứng dụng công nghệ, việc kiểm tra tính hợp lệ của các khoản chi sẽ ngày càng tự động hóa, giảm cơ hội cho những thủ thuật như chia nhỏ hóa đơn hay tạm ứng tiền mặt không minh bạch.

Việc điều chỉnh ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt xuống 5 triệu đồng từ 1/7/2025 là bước tiến quan trọng trong cải cách chính sách thuế, nhưng cũng đặt ra thách thức không nhỏ cho các doanh nghiệp trong khâu thực hiện.

Việc hiểu đúng – làm đúng – lưu trữ đúng hồ sơ là yếu tố then chốt để doanh nghiệp không bị mất quyền khấu trừ thuế. Và trong các tình huống linh hoạt như nhân viên tạm ứng chi phí bằng tài khoản cá nhân, quy chế tài chính rõ ràng và thanh toán qua ngân hàng là “tấm vé” bảo vệ hợp pháp quyền lợi thuế của doanh nghiệp.