Để giúp các startup hiểu thêm về tầm quan trọng và cách thức quản lý tài chính, cắt giảm chi phí khi khởi nghiệp, Tech In Asia đã có buổi trò chuyện với anh Nguyễn Ngọc Điệp – CEO của Vật Giá, và được anh chia sẻ về kinh nghiệm với Vật Giá cũng như lời khuyên cho các startup hiện nay, đặc biệt là những ngành có tỷ suất lợi nhuận biên thấp như thương mại điện tử.

Xin chào anh Điệp, theo anh, vai trò của việc quản lý tài chính, cắt giảm chi phí có tầm quan trọng như thế nào đối với doanh nghiệp nói chung và startup nói riêng?

Khởi nghiệp cũng như leo núi, và việc quản lý tài chính giống như quản lý oxy vậy. Oxy có hạn và núi thì rất cao. Người leo núi giỏi phải tính được sẽ cần bao nhiêu oxy, bao nhiêu lương thực để đem theo khi leo núi, nếu không tính toán đúng thì sẽ không thể leo tới đỉnh được.

Việc cắt giảm chi phí cũng là đương nhiên, vì một startup khi mới khởi nghiệp, chưa có tiền thì không nên lãng phí, không nên tiêu tốn những tài nguyên hữu hạn của mình mà phải tìm cách cắt giảm và tiết kiệm. Những gì có thể cắt giảm thì nên cắt giảm hết. Cái cần tập trung là những cái ra tiền nhanh, để tái tạo lại năng lượng của mình để đi tiếp. Rất nhiều startup đã không tính toán được và phải ra đi vì thiếu tiền. Hết tiền cũng chính là hết oxy, hết lương thực, không thể thở được và sẽ tự chết.

Mỗi ngành thì việc quản lý tài chính và cắt giảm chi phí sẽ có những điểm khác. Nhưng ở ngành bán lẻ thì cắt giảm chi phí là không thể thiếu. Ngay cả những công ty nhất nhì thế giới về bán lẻ như Amazon hay Wal-Mart cũng cực kỳ tiết kiệm. Văn phòng của Amazon không sơn hành lang mà để màu mộc, trần cũng không làm và đèn thì dùng loại đèn tiết kiệm điện. Điều này thể hiện rõ quan điểm của Amazon: Đơn giản, không rườm rà, không tốn nhiều chi phí. Điều Amazon tập trung vào là trải nghiệm khách hàng và những gì khách hàng không nhìn thấy sẽ không cần thiết phải đầu tư nhiều. Tất cả những tiết kiệm ấy có thể chuyển sang đầu tư cho trải nghiệm khách hàng và giảm giá bán sản phẩm. Để tồn tại trong ngành bán lẻ hiện nay thì cần phải vừa có giá rẻ và vừa đảm bảo chất lượng tốt. Tối ưu hoạt động công ty để tạo ra dịch vụ tốt, giá thành rẻ là điều kiện bắt buộc. Ngay cả Google nếu muốn tiến vào làm bán lẻ thì cũng phải tiết kiệm thì mới có thể cạnh tranh với Amazon và Wal-Mart.

Cụ thể, startup và các doanh nghiệp nên chú trọng những điều gì để có thể quản lý tài chính một cách hiệu quả?

Cắt giảm chi phí không phải diễn ra theo từng giai đoạn mà là một quá trình liên tục. Ngay từ khi bắt đầu làm người leader đã phải có tư duy là họ đang đi một quãng đường dài và cần tiết kiệm ngay từ đầu. Bất cứ lúc nào họ cũng phải tìm cách tiết kiệm, phải giảm chi phí để đảm bảo nguồn lực tối đa, giúp họ đi được xa hơn. Cắt giảm chi phí là chuyện hàng ngày, hàng giờ, là phải làm ngay lập tức chứ không thể chậm trễ. Đây cũng là nguyên lý về Lean startup, tinh giảm tất cả những gì không cần thiết.

Khi mới khởi đầu thì startup không cần phải quan tâm đến các chi phí về địa điểm, về quảng cáo, về marketing. Lúc ấy phải xác định giá trị của mình là gì và tập trung nguồn lực của mình vào một điểm. Điểm ấy phải làm ra tiền thật nhanh, còn những gì không đem lại giá trị về tiền ngay thì nên dừng lại.

Bên cạnh đó, ban đầu startup không cần quá tốn tiền vào việc tuyển nhiều người giỏi. Những người giỏi sẽ yêu cầu mức lương cao, và startup khi mới phát triển khó có thể đáp ứng được. Một người giỏi và nhiều người bình thường nhưng chăm chỉ, chịu khó, sẽ là một lựa chọn tốt hơn nhiều.

Quá trình này sẽ thay đổi ra sao và cần chú ý những điều gì khi startup lớn mạnh lên?

Khi công ty càng lớn, càng mở rộng quy mô thì sẽ xuất hiện thêm những vùng mà người leader không thể bao quát hết được. Startup chỉ 10 – 20 người thì người leader có thể theo dõi sát sao, quan tâm đến từng người, nhưng khi mở rộng hơn, lên đến trên 100 người là đã không thể làm thế được. Lúc đó chỉ có thể xem kết quả. Và điều quan trọng là phải tối ưu được hiệu suất tập thể.

Hơn nữa, khi đó sẽ cần đầu tư hơn về môi trường. Vì đông nhân viên thì mọi người sẽ cần một không gian để gặp gỡ, để trò chuyện với nhau, và họ sẽ làm việc tốt hơn, phát huy được năng lực tốt nhất. Và công ty lớn lên thì sẽ cần thêm nhiều người giỏi, công ty cần cải tiến môi trường mới có thể thu hút những người giỏi về. Là một founder thì có thể chịu khó chịu khổ, nhưng manager thì chưa chắc đã chịu được mà cần một môi trường tốt hơn. Nhưng hiệu quả cũng sẽ phải tăng theo chi phí. Thành quả/chi phí phải tăng thì mới nên đầu tư, nếu không thì cần cắt giảm ngay chứ không nên kéo dài.

Tầm quan trọng của việc cắt giảm chi phí đối với Vật Giá nói riêng cụ thể như thế nào?

Có thể nói cắt giảm chi phí đã giúp Vật Giá tồn tại cho đến ngày nay. Ở Vật Giá, những chi phí không cần thiết đều được cắt giảm. Bàn ghế nhân viên đơn giản, ăn trưa có nhà bếp công ty tự nấu, bàn làm việc là 2 người một bàn, phòng họp được các nhóm dùng chung…, tất cả đều được tiết kiệm.

Trong quá trình hoạt động, các dự án của Vật Giá đều được hỗ trợ đủ các nguồn lực về tài chính, về công nghệ, sales, marketing, nhưng trong một khoảng thời gian nhất định mà không ra tiền thì sẽ buộc phải cắt giảm. Một khi đã nhận thấy lãng phí và không phù hợp thì phải cắt ngay chứ không nên kéo dài.

Một trong những chi phí tốn kém nhất là chi phí về nhân sự. Ngành thương mại điện tử ở Việt Nam vẫn chưa đến giai đoạn chín, vì vậy không thể lãng phí được. Dù có chi nhiều tiền tuyển người giỏi về thì họ cũng không thể xoay chuyển được tình thế. Chỉ cần 1 người giỏi và 40-50 người chăm chỉ, chịu khó, là đủ để vượt qua giai đoạn khó khăn. Việc tuyển nhiều người giỏi lúc đó là không thực tế, không phù hợp. Mổ gà chỉ cần dao mổ gà, chứ không cần đến dao mổ trâu.

Các nhân viên Vật Giá tuyển là những sinh viên mới ra trường, có nhiệt huyết và đam mê với công việc, lại không đòi hỏi mức lương cao. Vật Giá sẽ đào tạo họ, nâng lương họ dần lên, như vậy sẽ đáp ứng được nhu cầu của thị trường tốt hơn mà vẫn giữ được chi phí thấp. Nếu dùng những người giỏi và lương cao hơn thì sẽ không tồn tại được. Các leader của Vật Giá đều đi từ mức lương 1-2 triệu đồng ban đầu lên được như ngày nay, có những người đạt 40-50 triệu đồng/tháng.

Với Vật Giá, điều quan trọng là tìm được những người yêu thích công việc. Thay vì trả bằng tiền thì có thể trả họ bằng cơ hội, bằng kinh nghiệm, và họ sẽ đi cùng mình lâu dài. Có không ít những công ty trả lương rất cao, nhưng cuối cùng lại thất bại.

Vậy lời khuyên của anh dành cho startup là gì?

Tài chính là điều quan trọng nhất trong quá trình phát triển công ty. Startup mà không có tiền thì sẽ chết. Mất người không chết, mất khách hàng cũng không chết ngay được, nhưng hết tiền thì sẽ tự chết.

Chi phí là thứ có thể cắt giảm mãi mãi. Các leader cần đề ra rằng mỗi ngày phải cắt giảm một thứ gì đó. Cần phải có suy nghĩ này hàng ngày, hàng giờ, phải coi đó là điều kiện tiên quyết để tồn tại thì mới có thể trường tồn được.

Để nhìn ra thứ cần cắt giảm thì các leader nên đặt câu hỏi: “Tại sao cái này lại tồn tại?”. Ví dụ như: Tại sao dự án phải tồn tại? Tại sao người này lại ở đây? Nếu không có họ dự án có tốt không? Liệu mình có thể giảm không gian làm việc một chút không? Liệu có thể giảm bớt chi phí marketing không?. Những câu hỏi ấy sẽ làm mình liên tục phải động não, và tạo nên một văn hóa, một tính cách, ăn sâu vào con người mình. Và khi đó nguồn lực của mình sẽ được tận dụng để tạo ra giá trị chứ không bị lãng phí.

Xin cảm ơn anh vì buổi trò chuyện thú vị này!

Theo Techinasia